System whistleblowingowy „skrojony na miarę”
Kompleksowa oferta wsparcia dla organizacji we wdrażaniu i zapewnianiu skuteczności rozwiązań whistleblowingowych, czyli systemów informowania o nieprawidłowościach
| Wymóg prawny
Wraz z upływem terminu implementacji do krajowego porządku prawnego dyrektywy UE w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii pojawia się konieczność wprowadzania w organizacjach systemów whistleblowingowych. Są to mechanizmy umożliwiające dokonywanie zgłoszeń faktu zaistnienia określonego rodzaju nieprawidłowości w organizacji.
Opinii publicznej prezentowane są kolejne wersje projektu ustawy wdrażającej do krajowego porządku prawnego dyrektywę whistleblowingową. W oczekiwaniu na regulacje wiele organizacji już dawno wdrożyło stosowne rozwiązania lub rozpoczęło ten proces. Zasadniczym powodem jest to, że sygnaliści stanowią statystycznie najważniejsze źródło informacji o nieprawidłowościach w organizacji. Same kanały zgłoszeń są przy tym tylko częścią całego systemu zarządzania zgodnością, którego celem jest prewencja występowania w organizacji nieprawidłowości. W przypadku większych organizacji nie opłaca się także zwlekać z implementacją rozwiązań ze względu na czas potrzebny na kompleksowe działania – a liczne przykłady pokazują, jak ustawodawca potrafi zaskoczyć adresatów przepisów, uchwalając ustawy w szybkim tempie z bardzo krótkim okresem vacatio legis.
Dyrektywa, jak i projekt ustawy wdrożeniowej, przewidują trzy tryby dokonywania zgłoszeń: wewnątrz organizacji, na zewnątrz do właściwych organów państwa oraz ujawnienie publiczne. Przedsiębiorcy zatrudniający powyżej 250 osób oraz co do zasady wszystkie podmioty publiczne zobowiązane są do posiadania wewnętrznych systemów whisleblowingowych od dn. 17 grudnia 2021 r., przedsiębiorcy zatrudniający od 50-249 pracowników mają dwa lata więcej na wdrożenie stosownych rozwiązań.
Rys. 1: kanały zgłoszeń przewidziane przez dyrektywę
| Wdrażanie w organizacji w oparciu o ISO 37002
Dyrektywa i wprowadzająca ją do krajowego porządku prawnego ustawa implementacyjna nie dają odpowiedzi na wiele praktycznych pytań, jakie pojawiają się w związku z wdrażaniem w organizacji systemów whistleblowingowych. Podobnie jak w przypadku znanego wszystkim aktu prawnego, Ogólnego Rozporządzania o Ochronie Danych (RODO), wskazywane są ogólne rozwiązania, a to adresat przepisów będzie musiał dowieść faktu właściwego zorganizowania swojego systemu whistleblowingowego. Stąd pomocna przy wdrażaniu i zapewnieniu skuteczności mechanizmów whistleblowingowych jest globalna norma ISO 37002 Whistleblowing Management Systems, która w charakterystyczny dla norm rodziny zarządzania sposób metodycznie tłumaczy poszczególne kroki implementacyjne.
Rys. 2: Przykład działań operacyjnych zgodnie z ISO 37002
| Wsparcie
Oferujemy Państwu wsparcie w zaprojektowaniu, wdrożeniu w organizacji i zapewnieniu skuteczności kanałów whistleblowingowych, a także w optymalizacji już istniejących rozwiązań pod kątem zgodności z dyrektywą whistleblowingową oraz zaleceniami normy ISO 37002. Wsparcie obejmuje elementy wdrożeniowe, prowadzenie szkoleń, przygotowanie dokumentacji, podnoszenie świadomości pracowników czy feedback odnośnie istniejących już rozwiązań. Ze względu na zróżnicowaną potrzebę wsparcia uprzejmie prosimy o kontakt celem omówienia Państwa potrzeb. Serdecznie zapraszamy do kontaktu!
Rys. 3: postępowanie ze zgłoszeniami zgodnie z dyrektywą
| PiBiP.pl – Wyjątkowo skuteczna formuła
PiBiP.pl, czyli Portal Informowania o Bardzo Istotnych Problemach to nowoczesne rozwiązanie Instytutu Compliance, w którym łączymy wymogi dyrektywy (a później ustawy wdrożeniowej) z efektywnym i uznanym na całym świecie modelem whistleblowingowym zgodnym ze standardem ISO 37002 Whistleblowing Management Systems. Model taki zapewni nie tylko spełnienie wymogów prawnych, ale też wdrożenie wysoce skutecznego narzędzia, przy jednoczesnej integracji w istniejące otoczenie organizacji. Zapraszamy na strony PiBiP.pl!