CAss 2: CHECK & ACT (OPTYMALIZACJA)

Compliance Assessment 2 „CHECK & ACT”, CAss2, czyli audyt i udoskonalanie systemu zarządzania zgodnością (CMS) w oparciu o normę ISO 37301 (dawna ISO 19600), systemu antykorupcyjnego (ABMS) w oparciu o normę ISO 37001 lub systemu whistleblowingowego w oparciu o normę ISO 37002 Whistleblowing Management Systems (WMS)

| Cele

Instytut Compliance oferuje możliwość przeprowadzenia audytu funkcjonującego w danej organizacji systemu zarządzania zgodnością (Compliance Management System, CMS), systemu antykorupcyjnego (Anti-Bribery Management System, ABMS) lub systemu whistleblowingowego (Whistleblowing Management System, WMS). Audyt przeprowadzany jest w oparciu o mające globalny i uniwersalny charakter: normę ISO 37301 Compliance Management Systems (dawna norma ISO 19600) dla systemów zarządzania zgodnością, ISO 37001 dla systemów antykorupcyjnych lub normę ISO 37002 Whistleblowing Management Systems – dla systemów whistleblowingowych.

Celem audytu jest wykazanie konkretnych możliwości optymalizacji systemu, sprawdzenie spełnienia przez organizację wymagań globalnych standardów, a przy okazji określenie gotowości organizacji do poddania się procesowi certyfikacji. Audyt ma więc za zadanie określenie status quo funkcjonowania CMS / ABMS / WMS w organizacji, identyfikację deficytów oraz wskazanie kierunków optymalizacji, a zatem zwiększenie efektywności danego systemu lub ich integracji. W trakcie audytu dojść może do szkoleń szeregowych pracowników organizacji oraz kadry kierowniczej. Wyniki audytu przedstawiane są w postaci ustrukturyzowanego pisemnego raportu wskazującego, w razie potrzeby, konkretne propozycje działań naprawczych i środki optymalizacji. W ten sposób organizacja poddająca się audytowi uzyskuje wskazanie, czy podejmowane przez nią działania odpowiadają międzynarodowym standardom zebranym w normie ISO 37301 Compliance Management Systems, ISO 37001 Anti-Bribery Management Systems i / lub ISO 37002 Whistleblowing Management Systems.

W zależności od zapotrzebowania audyt może objąć wszystkie systemy lub jeden / dwa z nich. Zarówno audyt, jak i sama oferta szyte są na miarę, czyli dopasowane do konkretnych potrzeb danej organizacji, które określamy wspólnie w rozmowach inicjalnych.

| Kto prowadzi audyt?

Audyty CAss prowadzą eksperci Instytutu Compliance – jednostki, która jako wiodąca w Polsce wykształciła setki oficerów compliance i przyczyniła się w znaczącym stopniu do rozwoju compliance w Polsce. Nasi eksperci posiadają wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu i optymalizacji systemów compliance / anti-bribery oraz whistleblowing (w tym w szczególności unikatowe wynikające z tworzenia wskazanych norm ISO na poziomie globalnym) i pracują zgodnie z ideą Instytutu „szycia systemów na miarę”. Wysłuchają Państwa oczekiwań, potrzeb, dopytają i wspólnie z Państwem krok po kroku wypracują zindywidualizowane, a jednocześnie zgodne ze światowymi standardami rozwiązanie! Możliwe jest to tylko dzięki podejściu holistycznemu (całościowemu) oraz pracy w zespole interdyscyplinarnym. Nasi eksperci to prawnicy, eksperci z zakresu zarządzania, ekonomiści, psychologowie.

| Korzyści

Wśród licznych korzyści przeprowadzanego przez Instytut Compliance audytu wskazać należy m.in. na następujące:

• Otrzymujecie Państwo od zewnętrznych i niezależnych ekspertów informację, jak oceniać podejmowane w Państwa organizacji działania compliance / whistleblowingowe w kontekście wymagań formułowanych przez uznane globalnie standardy.
• Dowiadujecie się Państwo, odnośnie jakich miejsc, procedur czy procesów występuje konieczność optymalizacji.
• Organizacja zyskuje bezpieczeństwo i przekonanie, że jej działania są na poziomie state of the art – odpowiadają aktualnym standardom i rozwojowi na rynku.
• Badaniu poddawane są nie tylko procesy i struktury, ale także leżące u ich podstaw koncepcje i modele.
• Wykryte w toku audytu deficyty mogą zostać od razu usunięte, przykładowo poprzez organizację odpowiednich szkoleń.
• Poprzez bezpośredni kontakt macie Państwo możliwość wymiany doświadczeń z ekspertami compliance.
• W trakcie procesu audytowania dojść może do wykrycia nowych ryzyk compliance i omówienia metod ich mitygacji.
• Audyt przygotowuje Państwa organizację na ewentualny proces certyfikacji. Norma ISO 37301 jest normą podlegającą certyfikacji, a normy ISO 37001 oraz ISO 37002 zawierają cenne zalecenia.
• Oszczędzacie Państwo zasoby finansowe oraz osobowe, jeżeli w toku audytu dojdzie do wykrycia, że stosowane przez Państwa środki były nieproporcjonalne i nieadekwatne, dzięki czemu możliwa jest ich redukcja.
• Dzięki przeprowadzonemu audytowi CAss uzyskujecie Państwo korzyść rynkową względem konkurencji.
• Na zakończenie procesu uzyskujecie Państwo pisemny raport poaudytowy wraz z dyplomem CAss, w którym wskazane są zalecane kierunki działań.
• Dzięki procesowi audytu dochodzi do znacznego wzmocnienia świadomości compliance w organizacji.
• Co jednak najważniejsze: Państwa system zarządzania zgodnością lub informowania o nieprawidłowościach stanie się jeszcze efektywniejszy niż jest!

| Co jest przedmiotem badania:

Stosowana przez Instytut Compliance w ramach audytu CAss 2: CHECK & ACT odnośnie systemów zarządzania compliance i whistleblowingowych metodyka bazuje na normie ISO 37301 / ISO 37001 / ISO 37002. Konkretne treści badania podlegają indywidualnemu ustaleniu, aby osiągnąć najlepsze możliwe efekty.

Badanie dotyczy w szczególności następujących aspektów:

• Ogólna koncepcja Państwa CMS / ABMS / WMS w kontekście wymagań normy ISO 37301 / ISO 37001 / ISO 37002 lub łącznie
• Treści i forma polityki compliance
• Badanie wybranych elementów:
  • Metodyki analizy ryzyka
  • Środków osobowych, jak przydzielenie obowiązków w ramach funkcji compliance, rola kierownictwa, managementu średniego szczebla i pracowników
  • Formy i treści kodeksu compliance
  • Poszczególnych polityk i procedur
  • Metod i środków komunikacji (szkolenia i dalsze procesy)
  • Dróg raportowania i metod dokumentacji
  • Zarządzania w sytuacji kryzysu
  • Metod ewaluacji i ustawicznego ulepszania systemu
  • Współdziałania z innymi funkcjami, systemami w organizacji

Badanie w przypadku CMS przeprowadzane jest w oparciu o wymagania normy ISO 37301, które w praktyce mogą być dopasowane tak, jak określono to w załączniku do normy. W przypadku systemów informowania o nieprawidłowościach badanie opiera się o wyrażone w normie ISO 37002 zasady proporcjonalności i elastyczności. Podobna metoda przyjęta jest podczas badania systemów antykorupcyjnych zgodnie z normą ISO 37001. Oznacza to, że, w zależności od potrzeb organizacji, nie wszystkie ze wskazanych powyżej elementów muszą być implementowane w Państwa organizacji albo że dojść powinno do wprowadzenia dalszych, niewskazanych powyżej, elementów. Zalecamy jednocześnie zintegrowane wdrażanie systemowe polegające na wdrażaniu wszystkich trzech systemów lub ich zintegrowanie w ramach procesu optymalizacji CAss2.

| W jaki sposób dokonywane jest badanie (ustawiczne polepszanie jakości):

Badanie przeprowadzane jest w czterech zasadniczych etapach. Punktem wyjścia jest ewaluacja udostępnionych dokumentów dotyczących Państwa systemu zarządzania zgodnością / systemu informowania o nieprawidłowościach oraz udzielenie szeregu odpowiedzi na podstawie kwestionariusza, jaki przygotowywany jest po rozmowie z Państwem. W dalszej kolejności dochodzi do przeprowadzenia wywiadów – rozmów z kadrą menadżerską oraz pracownikami, może mieć miejsce także ogólnozakładowa ewaluacja – ankieta. Kolejnym krokiem jest, o ile zachodzi taka konieczność, podjęcie działań i środków poprawczych wypracowanych wspólnie z naszymi ekspertami. Na podstawie całokształtu zgromadzonych informacji przygotowywany jest raport CAss2: CHECK & ACT, a także wystawiany dyplom CAss2: CHECK & ACT. Wskazany cykl może być powtórzony po dwóch latach. W ten sposób zapewniamy Państwu postępowanie zgodne z założeniami modelu ustawicznego polepszania jakości (PDCA), a przede wszystkim przygotowujemy Państwa do możliwości poddania się certyfikacji ISO.

| Koszty

Ze względu na specyfikę działań wdrożeniowych i konkretne zapotrzebowanie Zleceniodawcy koszty szacowane są indywidualnie. Pozostajemy do Państwa pełnej dyspozycji i serdecznie zapraszamy do kontaktu!