2018

9. Polsko-Niemieckie Forum Compliance

Z przyjemnością informujemy Państwa, że Instytut Compliance zorganizował wraz w partnerami 9. Polsko-Niemieckie Forum Compliance. Forum jest pierwszą w Polsce konferencją naukowo-praktyczną zajmującą się od 2010 r. corocznie aktualnymi zagadnieniami z zakresu Compliance. Zapraszamy do zapoznania sie z galeria zdjec oraz sprawozdaniem z Forum. Na stronie opatrzonej hasłem dostępne są prezentacje z konferencji. Hasło zostało udostępnione jedynie uczestnikom Forum 2018 r. i nie jest udostępniane innym osobom.

 

SPRAWOZDANIE – 9. FORUM 2018

Najaktualniejszym wyzwaniom z zakresu zarządzania zgodnością, a w szczególności trendom standaryzacji i metodyce compilance, procedowanym inicjatywom prawodawczym oraz tematyce ochrony sygnalistów została poświęcona IX. edycja Polsko-Niemieckiego Forum Compliance, która odbyła się dn. 23 października 2018 r. w Sali Notowań Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie (GPW). Objęte patronatem Ambasady Republiki Federalnej Niemiec w Warszawie Forum zgromadziło po raz kolejny wielu znamienitych prelegentów z Polski i z Niemiec, a liczba ponad 200 uczestników świadczy o znacznym zapotrzebowaniu na organizację tego typu przedsięwzięć.

Uroczystego otwarcia Forum dokonała Monika Gorgoń, LL.M. (Dyrektor Działu Compliance i Ryzyka GPW), która podkreśliła rolę GPW w rozwoju idei compliance poprzez Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW (w skrócie: DPSN2016) oraz przedstawiła planowane nowe rozwiązania antykorupcyjne. Holger Krämer (Kierownik Wydziału Ekonomicznego Ambasady RFN w Warszawie) wskazał w swoim przemówieniu na stałe i regularne poprawianie się stosunków polsko-niemieckich, których filar stanowią stosunki gospodarcze oraz swobodna wymiana gospodarcza na poziomie współpracy przedsiębiorstw. Następnie głos zabrali przedstawiciele uczelni, które zaangażowane są w organizację Forum: Prof. Dr. Martin Eisend (wiceprezydent Europejskiego Uniwersytetu Viadrina we Frankfurcie nad Odrą) oraz prof. UAM dr hab. Tadeusz Wallas, prorektor Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Kolejno przemówił Prof. Dr. Claus Köhler, LL.M. jako przedstawiciel Polsko-Niemieckiej Izby Przemysłowo-Handlowej, a na zakończenie głos zabrał Prof. Dr. Bartosz Makowicz (Viadrina Compliance Center). Wszyscy prelegenci w swoich przemówieniach zgodnie podkreślali wzrost znaczenia CMS dla prawidłowego rozwoju gospodarczego oraz aktualność dyskutowanych podczas Forum tematów.

Quo vadis compliance?       

Wykład wprowadzający wygłosił Prof. Dr. Bartosz Makowicz (Viadrina Compliance Center). Na wstępie prelegent podkreślił aktualność zmian w regulacji dotyczącej odpowiedzialności podmiotów zbiorowych oraz zauważył, że proponowane zmiany zarówno w Polsce, jak i w Niemczech są bardzo podobne. Omówione zostały rozwiązania obowiązujące w innych krajach Unii Europejskiej, których wspólny mianownik stanowią prewencja i coraz dotkliwsze sankcje, a także z drugiej strony swoiste nagradzanie podmiotów, które wprowadziły CMS. Porównanie propozycji zmian w Polsce i Niemczech pomogło wskazać wspólne trendy ustawodawcze dostrzegalne w obu krajach: stanowcza i efektywna walka z przestępstwami gospodarczymi, zaostrzenie kar i sankcji oraz przygotowanie tzw. zachęt dla podmiotów, które zdecydują się na wprowadzenie CMS. Problem stanowi jedynie fakt, że istnieje wiele standardów CMS, a proponowane ustawy nie wskazują ich kształtu. Z głębszej analizy różnych standardów o charakterze globalnym i narodowym obu krajów wynika, że zalecenia normy ISO 19600 pozwalają na wprowadzenie systemu CMS zgodnego z wymogami wynikającymi m.in. z DPSN2016 oraz zaleceń pUOPZ.

Między sankcjonowaniem a wynagradzaniem – trendy w odpowiedzialności podmiotów zbiorowych w Niemczech

Pierwszy panel dotyczący zmian w odpowiedzialności podmiotów zbiorowych przebiegał w formie dyskusji moderowanej przez dr. Marcina Ciemińskiego (Partner w Kancelarii Clifford Chance), a rozpoczęły go pytania skierowane do ekspertów z Niemiec dotyczące aktualnego modelu odpowiedzialności podmiotów zbiorowych w Niemczech oraz planowanych zmian w tym zakresie. Jako pierwszy głos zabrał Harald Hess, LL.M. (Partner w Kancelarii Meister Rechtsanwälte), który zaznaczył, że odpowiedzialność ta w Niemczech ma przede wszystkim specyficzny charakter. Nie jest to tak jak np. w Polsce odpowiedzialność karna za przestępstwo, ale ma charakter odpowiedzialności administracyjnej za wykroczenie oraz wskazał jej przesłanki wynikające z kodeksu wykroczeń (z niem. Ordnungswidrigkeitengesetz). Pan Hess zaznaczył także, że odpowiedzialności tej nie należy nazywać modelem odpowiedzialności opartej na winie w nadzorze, ponieważ odpowiedzialność oparta na winie występuje w prawie karnym. Odpowiedzialność podmiotu zbiorowego występuje wtedy, gdy naruszony zostanie obowiązek prawny. Niemiecki Trybunał Federalny (z niem. Bundesgerichtshof) dopuszcza jednak możliwość złagodzenia kary, jeśli dochowane zostały obowiązki nadzoru sprawowane przez zarząd. Następne pytania dotyczące stanu prac nad ustawą o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych skierowane zostały do Dr. Franka Böhme (Federalne Ministerstwo Sprawiedliwości i Ochrony Konsumentów). Prelegent przyznał, że opracowywany model odpowiedzialności nie może zostać jednoznacznie sklasyfikowany jako model odpowiedzialności karnej czy też model odpowiedzialności zbiorowej. Ma to być zupełnie nowa regulacja, nowa także od strony dogmatycznej, a jej główne założenia mają polegać na obowiązku ścigania wykroczeń i szybkim wymierzaniu sankcji. Trwają także prace nad ustalaniem wysokości sankcji oraz nad konkretnymi i zrozumiałymi regułami ich sankcjonowania. Prelegent podkreślił również, że nadal toczą się dyskusje dot. projektu, m.in. odnośnie możliwości odejścia od zasady legalizmu i wprowadzenie zasady oportunizmu przy wszczynaniu postępowań, czy uwzględniania istnienia efektywnego CMS jako przesłanki łagodzenia sankcji.

Reforma odpowiedzialności podmiotów zbiorowych w Polsce

Następne pytania skierowane zostały do polskich ekspertów i dotyczyły istniejącego już w Polsce projektu oraz regulacji w nim zawartych. Tomasz Darkowski (Dyrektor Departamentu Legislacyjnego Ministerstwa Sprawiedliwości oraz ekspert pracujący przy tworzeniu omawianego projektu) wymienił, jego zdaniem, najważniejsze założenia ustawy i zaliczył do nich: rozszerzenie grona podmiotów, które mogą ponosić odpowiedzialność za czyny określone w projekcie, a także możliwość uniknięcia odpowiedzialności w przypadku dochowania należytej staranności, współpracy z organami oraz posiadania CMS. Wskazał również regulację art. 6 pUOPZ jako główną różnicę w stosunku do obowiązującej ustawy. Artykuł ten kształtuje następujące domniemanie: podmiot nie ponosi odpowiedzialności, jeśli przestrzegał zgodności i obowiązków organizacyjnych oraz posiadał oficera compliance. Co więcej, domniemaniem tym związany będzie prokurator prowadzący postępowanie przygotowawcze. Zgodnie z projektem zniesiony zostanie także obowiązujący obecnie wymóg prejudykatu, a podmiot zbiorowy będzie mógł współpracować z prokuratorem, a także brać udział w postępowaniu przeciwko osobie fizycznej. Ekspert zaznaczył, że projekt dopuszcza także możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności podmiotu, nawet jeśli nie znajdzie się osoba, której można by przypisać odpowiedzialność za czyn. Ważne jest, aby udowodnić popełnienie czynu i związek podmiotu z tym czynem. Ekspert odniósł się także do najbardziej kontrowersyjnego elementu projektu, czyli do należytej staranności. Zadaniem prokuratora ma być sprawdzanie, czy osoba prowadząca podmiot zbiorowy dołożyła należytej staranności i kontrolowała to, co się w podmiocie dzieje, ale – nawet jeśli kontrolowała podmiot na innej płaszczyźnie – to i tak dołożyła ona należytej staranności i prokurator będzie musiał wziąć to pod uwagę. Należytą staranność powinno rozumieć się przede wszystkim jako compliance. Organy podczas dokonywania oceny, czy zachowana została należyta staranność, powinny bazować przede wszystkim na opiniach biegłych specjalistów w danych dziedzinach.

Następne pytania skierowane zostały do Mariusza Witalisa (Partner w EY), który stwierdził, że główne założenia projektu są dobre, jednak niektóre przedsiębiorstwa wciąż nie mają pojęcia, czym jest CMS i przestrzeganie założeń projektu może okazać się dla nich zwyczajnie trudne. Jako wskazówki dla ustawodawcy ekspert zaproponował, aby regulacje zostały w prosty i zrozumiały sposób wytłumaczone, aby nastąpiło sprecyzowanie definicji należytej staranności oraz aby dokładnie wskazać zakres stosowania ustawy. Prelegent podkreślił, że jego zdaniem projekt jest zbyt ogólny i brakuje jego doprecyzowania.

Dyskusję podsumował komentarz Wojciecha Kowalewskiego (członek zarządu Siemens Sp. z o.o.), który zauważył, że projekt ustawy przewiduje podwyższenie standardów i że zdecydowanie łatwiej stosować się do nowych regulacji będzie tym przedsiębiorstwom, które już mają CMS. Negatywnie oceniony został brak ustawowej definicji należytej staranności oraz wprowadzenie możliwości stosowania środków zapobiegawczych lub sankcji przed orzeczeniem sądu, co w przypadku pomyłki może wiązać się z faktycznymi gospodarczymi skutkami dla przedsiębiorstw.

Aktualne trendy w standaryzacji i metodyce zarządzania zgodnością

Drugi panel Forum, dotyczący tematyki aktualnych trendów w standaryzacji oraz metodyce zarządzania zgodnością, moderował Dr. Dominik Wagner, LL.M. (Partner w Kancelarii Tigges Rechtsanwälte), który w krótkim wprowadzeniu podkreślił rolę zachęcania do przestrzegania idei compliance oraz Legal-Tech w kontekście implementacji unijnych dyrektyw oraz nowoczesnych metod działania służb antykorupcyjnych.

Panel rozpoczął się prelekcją pani Iwony Czerniec (Dyrektor Gabinetu Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego) na temat aktualnych wyzwań w przeciwdziałaniu korupcji z perspektywy CBA. Referentka wskazała na Rządowy Program Przeciwdziałania Korupcji na lata 2018-2020, zgodnie z którym działania służb mają polegać zarówno na bezpośrednim wzmocnieniu jawności, przejrzystości oraz obiektywności w życiu publicznym i sektorze zamówień publicznych, jak również służyć wypracowaniu i wzmacnianiu metod osłony systemu stanowienia prawa oraz kluczowych zamówień publicznych, zacieśnianiu międzynarodowej współpracy w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz ograniczaniu możliwości korupcji zarówno w sektorze publicznym jak i prywatnym, również poprzez wprowadzanie programów compliance. Wciąż w realizacji pozostają ponadto niektóre zadania z Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata 2014-2019, a procedowany projekt ustawy o jawności życia publicznego zakłada dalsze rozszerzanie zakresu zadań oraz zacieśnianie współpracy różnych służb w celu skutecznego przeciwdziałania korupcji. Na koniec prezentacji przestawione zostały szczegółowo wyniki ankiety przeprowadzonej przez CBA w urzędach, świadczące o relatywnie wysokiej świadomości problematyki oraz podjętych w urzędach oddziaływaniach antykorupcyjnych, ale ujawniające również znaczne braki w mechanizmach kontroli, jak również procedurach zgłaszania nieprawidłowości.

Standardy GPW odnośnie systemów compliance

Drugi wykład wygłosiła przedstawicielka GPW, Monika Gorgoń, LL.M., przybliżając obowiązujące na Giełdzie standardy, nad których rozwojem pracują na bieżąco stosowne komitety: Komitet ds. Dobrych Praktyk oraz Komitet ds. Compliance. Prelegentka podkreśliła szeroką skalę działalności edukacyjnej GPW: wydawanie dokumentów takich jak DPSN2016 czy Standardy rekomendowane dla systemu zarządzania zgodnością będące swoistym zestawem porad dla spółek, jak wdrożyć i zapewnić efektywność systemów compliance i przeciwdziałania korupcji. Następnie Marcin Gomoła, wiceprzewodniczący Komitetu ds. Compliance na GPW, omówił szczegółowo Standardy, szczególną uwagę poświęcając zalecanemu do wdrożenia przez spółki kodeksowi antykorupcyjnemu.

Badanie partnerów biznesowych

Kolejną prelekcję wygłosił Salvatore Saporito (LexisNexis), omawiając w niej problematykę badania partnerów biznesowych i nakreślając różne metody jej przeprowadzania. Przedstawione sposoby omówione zostały z przywołaniem wad i zalet każdej z nich, stopniując je według potencjalnego ryzyka i zaangażowanych w analizę środków, jako zestawu narzędzi, których właściwy dobór zależy od indywidualnych okoliczności konkretnego stosunku biznesowego – od prostego wyszukiwania w darmowych i ogólnodostępnych wyszukiwarkach, przez dostęp do pojedynczych baz danych, jak również wykorzystanie wyszukiwarek i mechanizmów badających wiele baz danych oraz tzw. Deep Web, aż po wielopłaszczyznowy, rozszerzony due diligence i zlecanie przeprowadzenia analizy wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym. Referent podkreślił wagę różnorodności zdobywanych informacji jako podstawy należytej oceny ryzyka, ponieważ tylko złożoność oraz wielowątkowość zbieranych i potencjalnie istotnych danych (na które składają się szczególnie niebezpieczne informacje, jak np.: niekorzystne doniesienia prasowe, powiązania z podmiotami trzecimi spółek bądź osób między sobą oraz powiązań z osobami pełniącymi funkcje publiczne, jak również dane finansowe, pozycja i reputacja na rynku oraz wiele innych) dają możliwość należytej oceny ryzyka związanego z konkretnym partnerem biznesowym.

Promowanie compliance

Ostatni w panelu wystąpił Andrzej Bajor (compliance manager w Boehringer Ingelheim), szczegółowo omawiając przeprowadzony w swojej organizacji program propagowania idei compliance w branży farmaceutycznej za pośrednictwem nowoczesnych i nietypowych form przekazu. W prezentacji referent dokładnie omówił metodykę dostosowywania przekazu do potrzeb lokalnych i oczekiwań pracowników terenowych oraz daleko idącego uproszczenia i „uprzyjemnienia” przekazywanej treści. W celu efektywnego dotarcia do pracowników najpierw przeprowadzono ankietę, by na podstawie uzyskanych odpowiedzi uwzględnić w kampanii potrzeby pracowników i skuteczniej zainteresować ich tematyką. Stworzono rozbudowaną kampanię, na którą składało się hasło „BI compliant, bądź lepszy”, stworzono rysunki i animacje z postaciami, które używano na plakatach i w broszurach oraz w serii komiksów. Krótkie prezentacje z Panem BI – „superbohaterem compliance” – wyświetlano w recepcji, powstała seria mailingów oraz serwis-platforma e-learningowa dla pracowników, na której zaoferowano szkolenia w odformalizowanej formie, które kończyły się testem i certyfikatem, a materiały szkoleniowe można było pobrać w PDF. Zaangażowanie pracowników podnosiły również konkursy i gadżety związane z kampanią. Do lekarzy, z którymi chciano nawiązać współpracę, przesyłano później przejrzyste pisma z oświadczeniami. Dzięki tej kampanii uzyskano kilkukrotny wzrost liczby zgód na współpracę oraz wynik wyraźnie lepszy od średniego w branży. Doświadczenia firmy pokazały, że nieszablonowe i odformalizowane metody propagowania compliance bywają znacznie bardziej efektywne.

Whistleblowing: funkcje, metody, ochrona sygnalisty i aktualne trendy ustawodawcze

Trzeci panel dotyczący whistleblowingu moderowała Hanna Hlebicka-Józefowicz (Kancelaria DZP). Jako pierwszy zabrał głos Karol Rajewski (Dyrektor Departamentu Prawnego Komisji Nadzoru Finansowego), który przestawił przemyślenia na temat whistleblowingu jako wsparcia w instytucjach finansowych. W trakcie prezentacji ekspert nawiązał także do roli i miejsca compliance w ramach kontroli wewnętrznej oraz do kwestii rozumienia i odbioru sygnalizacji nieprawidłowości w krajach postkomunistycznych i jej konotacji do popularnego w socjalistycznych czasach donosu, a także moralnej akceptacji sygnalizacji nieprawidłowości. Prelegent zaprezentował także strukturę whistleblowingu w instytucjach finansowych oraz elementy procedury whistleblowingu, a wszystko to urozmaicił kazusami. Na zakończenie wskazał także źródła prawa, które regulują kwestię whistleblowingu oraz podkreślił, że z polskiego orzecznictwa wynika, że także prawo pracy chroni sygnalistę. Jako następna głos zabrała Renata Walterbach-Wywrocka, która podzieliła się z uczestnikami doświadczeniami związanymi z sygnalizacją nieprawidłowości w firmie. Swoją historię rozpoczęła od nawiązania do słów poprzednika, jej zdaniem polskie prawo w żaden sposób nie chroni sygnalisty. Prelegentka pracowała w departamencie audytu i ze względu na charakter pracy ona i inni pracownicy często wyjeżdżali na delegację. Zaczęło się od spraw błahych, prelegentka namawiana była do wpisywania większej ilości kilometrów do diety, a nawet do wypisywania diet i pobierania za nie pieniędzy w sytuacji, kiedy delegacja się nie odbyła. Ekspertka postanowiła zgłosić to przełożonemu, a następnie także dyrektorowi, który w odpowiedzi zaproponował jej, żeby robiła tak jak inni. Następnie referentka zgłosiła sytuację szefowi HR oraz prezesowi, którzy wydawali się przejęci sprawą. Sprawa ta zakończyła się tak, że prelegentkę po półtora roku zwolniono, w firmie zmieniła się obsada, jednakże kadra menadżerska, która przymykała oko na nieprawidłowości, pozostała w firmie oraz została awansowana. Prelegentka zgłosiła sprawę do sądu pracy oraz do KNF, ale jej działania okazały się bezskuteczne.

Następnie głos zabrał Prof. Dr. Claus Köhler, LL.M. (Wiceprzewodniczący Sądu Arbitrażowego przy Polsko-Niemieckiej Izbie Przemysłowo-Handlowej oraz Partner w Kancelarii Meister Rechtsanwälte), który opowiedział o whistleblowingu w USA. Wskazał on na fakt, że whistleblowing jest w USA bardzo różnie rozumiany i że należy mu się swoista klasyfikacja. Podkreślił także, że temat whistleblowingu jest skomplikowany i że wciąż istnieją dwie kwestie, które wymagają podjęcia działań. Są to: potrzeba uregulowania materii whistleblowingu ustawą oraz dokładne określenie reguł tego, czego może dotyczyć zgłoszenie. Na podstawie zebranych doświadczeń wiadomo już, co stanowi kwestie problematyczne i dlatego powinno się zacząć poważnie myśleć i pracować nad prawną regulacją whistleblowingu. Jako kolejny głos zabrał Kai Leisering (członek zarządu w Business Keeper AG). Stwierdził, że przedsiębiorstwa, które chcą mieć skuteczny system whistleblowingu, powinny inspirować się projektowanymi przepisami unijnymi. Zwrócił także uwagę na konieczność budowania w organizacjach kultury sygnalizowania oraz wymóg wyjściowy dostarczenia pracownikom budzących zaufanie, gwarantujących anonimowość oraz niezawodność techniczną kanałów informowania o nieprawidłowościach. Kwestie poruszone podczas trwania panelu podsumowała w przemówieniu kończącym moderator Hanna Hlebicka-Józefowicz wskazując cztery elementy kluczowe dla whistleblowingu, którymi są: dobra legislacja, rozwiązania techniczne, kultura w organizacjach oraz odpowiedzialna postawa pracownika.

Do zobaczenia na jubileuszowej edycji Forum!

Podsumowania IX. Polsko-Niemieckiego Forum Compliance dokonał Dr. Bartosz Jagura, LL.M. (Instytut Compliance), który serdecznie podziękował prelegentom, uczestnikom, sponsorom i partnerom wydarzenia. Dynamiczny wzrost roli compliance nakazuje organizatorom Forum już teraz zacząć przygotowywać się do jego jubileuszowej, dziesiątej edycji w 2019 r.!