Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – wsparcie w weryfikacji klienta czy źródło wątpliwości?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) z jednej perspektywy wprowadził dla firm nowe obowiązki rejestracyjne, z drugiej ma stać się dobrym źródłem informacji dla instytucji obowiązanych, które muszą ustalać, kto stoi za transakcją, aby realizować obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (ustawa AML). Cel posiadania dokładnych i aktualnych danych dotyczących beneficjenta rzeczywistego jest prosty – chodzi o skuteczne śledzenie przestępców, którzy chcieliby ukryć swoją tożsamość w skomplikowanej strukturze wielu współczesnych organizacji. Ponadto rejestr ma również wpłynąć na ochronę bezpieczeństwa uczestników obrotu gospodarczego przez zapewnienie im dostępu do informacji o potencjalnych klientach.

Spółki jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjne, które nie są notowane na giełdzie, muszą zadbać już dziś o realizację obowiązku rejestracji.

Beneficjent Rzeczywisty – czyli kto?

Ustawa AML definiuje pojęcie „beneficjenta rzeczywistego” jako osobę fizyczną lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta. W przypadku podmiotu będącego osobą prawną są to:

  • osoba fizyczna będąca udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej;
  • osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu;
  • osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji spółki, lub łącznie dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu;
  • osoba fizyczna sprawująca kontrolę poprzez posiadanie w stosunku do tej osoby prawnej uprawnień podmiotu dominującego w rozumieniu ustawy o rachunkowości;
  • jeżeli nie można ustalić tożsamości osób fizycznych określonych powyżej (lub są co do tego wątpliwości) – osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze.

Jakie dane należy udostępnić w CRBR?

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów w sprawie zgłaszania informacji, firmy będą musiały za pośrednictwem strony internetowej podać: imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo zamieszkania, numer PESEL albo datę urodzenia, informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu.

Rejestr jest nieodpłatny i jawny, a zawarte w nim informacje korzystają z domniemania prawdziwości. Co istotne, przetwarzanie informacji o beneficjentach rzeczywistych zgromadzonych w Rejestrze odbywa się bez wiedzy osób, których informacje te dotyczą. Oświadczenie składa się pod sankcją odpowiedzialności karnej za jego prawdziwość. Nowe podmioty mają na podanie danych siedem dni, liczonych od dnia wpisu do KRS. Za jego brak grozi nawet 1 mln złotych kary.

Problematyczne zgłoszenia do CRBR

Dokonanie zgłoszenia nie dla wszystkich będzie proste, ponieważ dane do CRBR zgłasza wyłącznie osoba uprawniona do reprezentacji spółki. Zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy AML, nie ma możliwości powierzenia tego zadania innym osobom.  W praktyce oznacza to, że w przypadku spółek kapitałowych zgłoszenia może dokonać tylko członek zarządu. Zadziwia fakt, że tak prostej czynności nie można powierzyć pełnomocnikowi, tym bardziej że pełnomocnik może składać oświadczenie o beneficjencie rzeczywistym w przypadku zapytania od instytucji obowiązanej.

Ponadto, zgodnie z art. 61 ustawy AML, zgłoszenie można uwierzytelnić kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym. Natomiast podpisywanie zgłoszenia jest dokonywane przez ePUAP, który nie respektuje podpisów kwalifikowanych, w których nie ujawniono PESEL. Powoduje to problemy dla zagranicznych podmiotów, w których zarządach zasiadają cudzoziemcy. Obecnie wielu członków zarządów podmiotów zagranicznych jest wyposażonych w kwalifikowane e-podpisy bez ujawnionego w certyfikacie numeru PESEL, albo też korzysta z zagranicznych kwalifikowanych e-podpisów wydanych w innych krajach UE. W efekcie cudzoziemcy, którzy go nie posiadają, nie mogą przesłać zgłoszenia, nie mogą też czynności tej powierzyć pełnomocnikowi. Jedyną alternatywą staje się przesłanie zgłoszenia w formie pliku XML, kiedy to dowolna osoba może wypełnić formularz na podstawie informacji od klienta.

Czy ktokolwiek odpowiada za poprawność i weryfikację (aktualizację) danych?

W związku z faktem, że ustawodawca przyjął zasadę domniemania prawdziwości danych opublikowanych w rejestrze, odpowiedzialność za zgłoszenie nieprawdziwych danych, niezgłoszenie danych podlegających obowiązkowi wpisu w ustawowym terminie albo brak zgłoszenia zmian danych objętych wpisem ponosi, w teorii, osoba dokonująca zgłoszenia. W praktyce firmy mogą wpisywać do CRBR dane według swojego (nie zawsze dokładnie sprawdzonego) uznania i wiedzy, bez większego ryzyka, ponieważ ustawodawca nie przewidział trybu weryfikacji poprawności ujawnionych danych.

Osoba uprawniona do reprezentacji i zgłaszająca dane do CRBR składa co prawda oświadczenie o prawdziwości informacji pod rygorem odpowiedzialności karnej, ale nie wiadomo, czy ktokolwiek będzie sprawdzał, czy złożono nieprawdziwe dane. Natomiast sankcja do 1 mln zł dotyczy jedynie sytuacji niezgłoszenia informacji w terminie. Zatem moim zdaniem CRBR będzie tylko dodatkowym publicznie dostępnym narzędziem weryfikacji wspomagającym proces badania klienta i o limitowanym zakresie informacji, ponieważ będą w nim widniały wyłącznie dane podmiotów zarejestrowanych w Polsce.

Problemem dla spółek o skomplikowanej strukturze organizacyjnej i właścicielskiej może być również ustalenie, kto właściwie jest ich beneficjentem rzeczywistym. Jeżeli udziałowcem z co najmniej 25% udziałem jest spółka lub fundacja mająca swoją siedzibę za granicą, to ustalenie danych UBO wymaga wielotygodniowych zmagań z własną organizacją.

Jak zwykle w przypadku projektów rozwiązań legislacyjnych, odpowiedzi na wiele pytań i wątpliwości (związanych z procedurą zgłaszania informacji czy jakością danych w CRBR) zostaną dostrzeżone dopiero po wdrożeniu narzędzia, a nie wcześniej, jak nakazują dobre praktyki zarządzania projektami w biznesie. Póki co jedynym źródłem informacji pozostaje brzmienie przepisów oraz opinie ekspertów.

 

 

 

 

Katarzyna Saganowska, LL.M.